Alessandra GRASSI
Le componenti chiave della negoziazione online
estratto da
A. GRASSI, MEDIAZIONE 3.0. La nuova mediazione telematica (2a Edizione aggiornata al Correttivo Cartabia di cui al d.lgs. 27.12.2024, n. 216), Diritto Avanzato, Milano, 2025 [link diretto al sito dell’editore]
La chiave per una negoziazione online efficace è la preparazione e la capacità di adattarsi ai limiti e alle opportunità offerte dall'ambiente virtuale.
Stante l’obiettivo negoziale del primo incontro di mediazione, possiamo soffermarci su quelle che sono le componenti chiavi del processo di negoziazione svolto in modalità online.
La fase di preparazione è determinante, le parti, gli avvocati, il mediatore, prima di iniziare la negoziazione dovrebbero assicurarsi di avere tutte le informazioni necessarie, sia relative alle caratteristiche della procedura di mediazione, sia relativamente al merito. Questo consente di definire chiaramente gli obiettivi e i limiti della negoziazione stessa. In questa fase di preparazione diventa fondamentale verificare che tutti gli strumenti tecnologici funzionino correttamente e che tutti siano in grado di utilizzarli in modo ottimale (chat, condivisione dello schermo, ecc.) per facilitare la comunicazione.
Poiché le espressioni facciali e il linguaggio del corpo sono limitati, la comunicazione verbale deve essere chiara e precisa. Durante l’incontro sarà necessario prestare attenzione a ciò che l'altra parte sta dicendo e dimostrare di aver capito. Le differenze con la negoziazione in presenza possono essere così riassunte prendendo in considerazione gli ambiti principali.
Comunicazione Non Verbale
In Presenza: è possibile osservare e interpretare il linguaggio del corpo, le espressioni facciali e altri segnali non verbali.
Online: questi segnali sono limitati. La comunicazione si basa principalmente sul tono di voce e sulle parole utilizzate.
Costruzione delle Relazioni
In Presenza: è più facile costruire rapporti di fiducia attraverso interazioni personali.
Online: costruire la fiducia richiede più tempo e sforzo poiché manca l'interazione fisica.
Logistica
In Presenza: richiede la pianificazione di viaggi, spostamenti e logistica fisica.
Online: elimina la necessità di spostamenti, rendendo la negoziazione più flessibile e accessibile.
Tecnologia
In Presenza: l’uso della tecnologia è limitato a strumenti di presentazione e documentazione.
Online: la tecnologia è fondamentale. Problemi tecnici possono influenzare negativamente la negoziazione.
Gestione del Tempo
In Presenza: le riunioni possono essere più lunghe e le pause possono essere gestite in modo più flessibile.
Online: le sessioni tendono a essere più brevi e ben strutturate per evitare l'affaticamento da schermo.
Formalità
In Presenza: l’ambiente fisico può conferire un senso di formalità e solennità alla negoziazione.
Online: l’ambiente virtuale può essere percepito come meno formale, influenzando il tono e l'atteggiamento delle parti.
Queste valutazioni sono finalizzate ad aiutare a comprendere meglio le dinamiche del primo incontro online e non a sostenere se sia meglio tenere l’incontro di mediazione online oppure in presenza. Relativamente a quest’ultima considerazione, le opinioni sono ancora contrastanti. Alcuni sostengono che lo svolgimento di sessioni online sia sconsigliabile per alcune tipologie di mediazioni, legate a materie in cui il conflitto emotivo delle parti sia particolarmente accentuato. Non è necessariamente così, poiché la “distanza telematica” potrebbe invece contribuire a mitigare la conflittualità. Non esiste una statistica precisa che indichi quando e se è preferibile svolgere gli incontri di mediazione online. Tuttavia, il successo di tali incontri dipende in gran parte dalle abilità tecnologiche dei partecipanti. La padronanza degli strumenti digitali può infatti influenzare significativamente l'efficacia della mediazione online, rendendola un’opzione valida e conveniente per chi è tecnologicamente preparato.
PER APPROFONDIMENTI: Alessandra GRASSI, MEDIAZIONE 3.0. La nuova mediazione telematica. 2a Edizione aggiornata al Correttivo Cartabia di cui al d.lgs. 27.12.2024, n. 216, Diritto Avanzato, Milano, 2025. Si veda altresì lo Speciale dell’Osservatorio dedicato alla c.d. riforma Cartabia.
Fonte: Osservatorio Mediazione Civile n. 10/2025
