Suggerimenti agli Organismi di Mediazione Forense
in merito al d.l. 17 marzo 2020 n. 18 convertito in legge 24 aprile 2020 n. 27
NOTA. Si
segnala:
Il Consiglio Nazionale Forense intende manifestare
piena solidarietà al personale e ai mediatori degli Organismi Forensi e a tutti
coloro, colleghe e colleghi, che operano utilizzando lo strumento della
mediazione per la definizione delle controversie.
Le misure sinora adottate dal Governo mirano in
via prioritaria alla tutela della salute delle persone, cosicché gli ordinari e
consueti servizi al pubblico sono necessariamente limitati dalla perdurante
situazione di emergenza sanitaria.
In questo momento difficile per la società tutta,
il ricorso alla definizione delle controversie in mediazione rappresenta un
valido strumento per gli avvocati che possono proporre ai propri assistiti un
metodo di soluzione dei conflitti rapido ed efficace, che garantisce la tutela
dei diritti e favorisce il raggiungimento di accordi con efficacia esecutiva.
In considerazione di ciò, alla scadenza dell’11
maggio 2020, di cui all’art. 36 del d.l. 23/2020, quale termine ultimo del
periodo di sospensione dei procedimenti di mediazione, consultati anche gli
interlocutori specialisti della mediazione, si suggerisce agli Organismi
Forensi di riprendere il servizio avendo cura di seguire, compatibilmente con
la dotazione di mezzi e persone dell’ufficio, le seguenti indicazioni:
- lavoro del personale dipendente anche in
modalità smart working,
consentendo la gestione delle pratiche da remoto così come l'aggiornamento per
via telematica degli avvocati e dei mediatori sullo stato delle procedure in
corso;
- deposito telematico, mediante invio per posta
elettronica certificata, delle nuove domande di mediazione e dei documenti
relativi ai procedimenti in corso;
- fissazione di un nuovo incontro per i
procedimenti per i quali gli incontri precedentemente fissati siano stati
rinviati a data da destinarsi dando precedenza, nella calendarizzazione, alle
mediazioni demandate dal giudice per le quali è opportuno anticipare l'attività
in funzione della data d'udienza, al fine di completare, se possibile, la
mediazione in tempo utile;
- rinnovazione della convocazione delle parti e
dei difensori nei procedimenti in corso ove il primo incontro sia stato
rinviato, con modalità che assicurino l'avvenuta ricezione della comunicazione
da parte dei destinatari;
- adozione in via preferenziale delle modalità di
svolgimento degli incontri di mediazione da remoto, come previsto dal comma 20
bis dell’art. 83 del d.l., consentendo al mediatore di effettuare il
collegamento anche da postazione sita presso il proprio studio o abitazione;
- in mancanza della modalità di incontro da
remoto, definizione delle modalità di svolgimento degli incontri di mediazione
con la presenza delle parti previa intesa con le istituzioni sanitarie,
garantendo il rispetto di tutte le regole prescritte per la prevenzione del
contagio da Coronavirus.
Per gli incontri di mediazione da remoto si
segnala che gli organismi iscritti al registro ministeriale, possono svolgere
la mediazione telematica tramite sistemi di videoconferenza anche in assenza di
apposita previsione del proprio regolamento di procedura fino al 31 luglio
2020, dopo tale data apportando le necessarie modifiche al regolamento
dell’Organismo (Sul punto, si veda la comunicazione del Ministero della
Giustizia https://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_12_1_2_3.page).
Si ricorda che la trattazione dell’incontro di
mediazione in videoconferenza è condizionata al consenso di tutte le parti e
che la piattaforma deve consentire il riconoscimento delle parti e la loro
contestuale presenza a video. L’eventuale disconnessione del segnale video
durante la sessione sarà motivo di sospensione della stessa.
La società fornitrice della piattaforma prescelta
deve fornire le garanzie di legge ai fini della protezione dei dati personali
in base al Regolamento (UE) 2016/679. In particolare, nel caso in cui i dati
possano essere trattati al di fuori dello spazio economico europeo, deve far
riferimento ad una decisione di adeguatezza della Commissione UE o del Garante
(nel caso di server negli USA il riferimento è il Privacy Shield).
L’accesso alle stanze virtuali è riservato ai soli
soggetti coinvolti nel procedimento di mediazione tramite link dedicato con
password o chiamata diretta da parte dell’organismo o del mediatore.
A cura della segreteria dell’organismo sarà
inviata una comunicazione recettizia con congruo preavviso, preferibilmente non
inferiore a 7 giorni - salvo improrogabili ragioni di urgenza - ai procuratori
delle parti, con indicazione di giorno, ora, modalità di collegamento tramite
link inserito nella comunicazione stessa e modalità di accesso agli atti
ostensibili.
I partecipanti alla videoconferenza sono vincolati
ai doveri di riservatezza di cui agli artt. 9 e 10 d.lgs. 28/10 ed è vietata
ogni possibilità di registrazione dell’incontro, escluse le ipotesi di
formazione dei mediatori, previo consenso delle parti.
Per le sessioni separate il mediatore dovrà
escludere temporaneamente dalla videoconferenza le parti non interessate,
qualora il sistema lo consenta. In alternativa il mediatore dovrà creare
ulteriori stanze virtuali alle quali far accedere solo le parti interessate
alla sessione separata.
Il verbale dell’incontro di mediazione insieme
all’eventuale accordo in formato pdf va anticipato tramite condivisione della
schermata con le parti, quindi condiviso dal mediatore con le parti e i
procuratori per posta elettronica, PEC o caricamento sulla piattaforma.
Le parti private che partecipano all’incontro di
mediazione da una postazione separata dal proprio difensore devono essere
dotate di firma digitale in corso di validità ai sensi del Codice
dell’Amministrazione Digitale (CAdES, PAdES o sistema SPID) o, in alternativa,
di stampante e scanner al fine di garantire la possibilità di sottoscrivere
analogicamente il verbale e l’eventuale accordo.
AVVISO. Il
testo riportato non riveste carattere di ufficialità.
Fonte: Osservatorio
Mediazione Civile n. 26/2020
(www.osservatoriomediazionecivile.blogspot.com)